Електронни таблици (Excel, Google Sheets): Основите
Още от най- ранните компютри през 60-те, на хората им хрумва идеята за електронни таблици. Първият патент е заявен през 70-те.
В основата си spreadsheet-оте представляват база данни, но такава, която може лесно да видим и изменим.
С тяхна помощ може да организираме както личния, така и професионалния си живот. Подходящи са както за пресмятане, така и за описи на разни неща.
Всеки файл може да съдържа няколко работни листа.
Основни понятия
Електронните таблици се състоят от клетки, които имат адрес, който се състои от колоната (A, B, C…) и реда (1, 2, 3…).
Във всяка клетка може да има или число или така наречния низ (string), който може да изглежда еднакво, но да не може да се ползва във формули.
За да редактирате клетка може да натиснете fn + f2 или да стъпите върху нея и да пишете в полето горе.
Общо взето с един клик избирате клетката, а с два - започвате да я редактирате.
За да видите дали има нещо зад числото, което виждате, тоест дали е проста цифра или резултат от формула може да натиснете command/ ctrl + d.
Друг начин да познаете какво съдържа дадена клетка е по това, че текстът е в ляво, а число/ дата/ процент/ валута са в дясно.
А ако искате да въведете число като текст сложете ' отпред.
С бутона tab може да минавате на нов ред.
А с бутона escape може да спрете.
Ако ви е нужно, може да групирате клетки и дори да им дадете име.
За да ги маркирате може да цъкнете на клетка и да завлачите или ако искате да маркирате цял ред или колона, цъкнете върху буквата или номера й.
Също така може да зададете правило те да са оцветени по различен начин например в зависимост от стойноста им (условно форматиране).
Данните още могат да се сортират и филтрират по дадени критерии.
Почистване на данни
Но преди да стигнем до този момент, трябва да изчистим и наредим данните си.
За тази цел може да добавяме, премахваме или дори скриваме колони и редове като кликнем с десен бутон върху наименованието им.
Ако не искаме да сложим всичко от това, което сме копирали, а само стойностите или форматирането примерно, може да ползваме paste special като натиснем десен бутон.
Ако трябва да поразместим нещата, може да ползваме функцията transpose: така редовете стават колони и обратното.
Ако трябва да търсим нещо, може да го намираме и заместваме с wildcards: * за няколко знака, ? за един знак.
За проверка дали в две клетки има едно и също може да ползваме функцията =EXACT(value1,value2).
Формуляри
Ако е необходимо да въвеждате повече данни, а понякога редовете ви се бъркат, за тази цел може да ползвате формулярите (forms). В Google Sheets тази опция е на отделно, но Excel може да ви я създаде, стига колоните ви да са надписани. Така ще сте сигурни, че не вкарвате данни в грешната клетка.
Функции
Най- голямото богатство в електронните таблици представяляват функциите. Това са предварително зададени команди, с помощта на които може да получите резултат. Може също и да ги комбинирате и да получите най- различни формули:
- за дати като NOW, WEEKDAY;
- пресмятания като SUM, AVERAGE;
- логични функции като IF, AND, FALSE, TRUE;
- други като VLOOKUP, които са полезни за комбиниране на два източника.
Обикновено се състоят от знака за равенство (=), името на формулата, а после в скоби са параметрите или данните които са нужни за изчислението или операцията.
Формулата от една клетка взима данни от други такива- обикновено на същи ред, но ако е необходимо да е от някаква застопорена стойност може да се отбележи като се добави знака $ пред колоната или реда, който трябва да е винаги един и същ.
Когато избирате откъде да се взимат данните може да сложите адреса й или просто да цъкнете на нея.
Визуализация и агрегация
Когато искате да видите конкретна информация или конкретен изглед има два начина. При сортирането подреждате данните според някакъв критерии. А при филтрирането може да изберете да се показват само на част от данните- които ви трябват в момента.
Когато вече е време да направите равносметка най- мощният инструмент са pivot tables, с помощта на които може да създадете обобщаващ доклад според нуждите ви.
Имате и опцията да представите визулно основните си данни с помощта на графики и диаграми, генерирани от системата.
Полезен трик е така нареченото замразено пано (freezing panes), когато искате етикетите на редовете или колоните да се виждат постоянно, дори да скролвате по- нататък.
Макроси
Случва ли ви се многократно да трябва да повторите някаква поредица от команди. За да ви улесни в такъв случай, таблиците има така наречените макроси. Те се намират в отдела Разработчик (Developer) на Excel или Apps script за Google.
Ако искате да създадете нов, натискате копчето за запис и извършате действията, които са ви нужни. Системата генерара скрипт, който в зависимост от познанията ви може да редактирате, ако ли не когато ви потрябва го изберете от списъка и натиснете Run.
Вижте и идеи за видове документи, които може да създадете с помощта на електронните таблици.