Никой не ни учи да пишем имейли

В днешно време имейлът е една от най- разпространените форми на комуникация. Но вие вече знаете това, защото сте умни и закалени; и все пак може би правите някоя от грешките по- долу. Признавам, че на мен ми отне известно време да се ориентирам в етикета.

Заглавието е задължително

Често заглавието на имейла определя дали ще бъде прочетен. Ако липсва, много лесно бихме си помислили, че е спам.

Добре е да е кратко и ясно, защото не се знае дали няма да бъде прочетено на телефона, а там видимата част е малка. Поради същата причина, най- важните думи трябва да са в началото. Помислете да включите и ключова дума, по която съобщението може да бъде намерено по- късно, защото може би молбата ви изискава време или получателят не може да се занимае със задачата веднага.

Ако ви мързи, просто почнете да пишете писмото си и продължете в същинската част на мейла. Това ще ви накара освен всичко да карате направо и да синтезирате идеята си.

Контекст: кой пише и защо

Къде сте се срещнали? Имате ли някаква уговорка? Напомнете на получателя кой и защо им пише, защото паметта не е винаги надеждна. А и така вероятността от недоразумения намалява.

Как да структурираме имейла си

Параграфи и оформление. До 5 изречения. Да отвориш имейл дълъг 1000 думи може да е доста плашещо. Разбийте го в няколко параграфа, като дори може да удебелите ключовите думи/ цифри.

Ако е необходимо пратете два имейла.

Така може, ако по единия от въпросите се налага писмото да се препрати на трети човек за консултация, да няма разсейваща или объркваща информация.

Освен това ако имате много питанки(?) може да не получите отговор, защото хората често отговарят само на последния въпрос (поне в разговор).

Освен ако не го направите супер лесно за тях. За по- голям шанс, щом ще рискувате, номерирайте или оформете добре различните точки.

Нужно ли е да се прати изобщо?

Ако имейлът ви е прекалено дълъг, помислете дали не е по- добре да говорите лично или по телефона. Може би пак е нужен, но не като съобщение, а като напомняне. Обсъдете темата, която ви интересува спокойно и пратете имейла като обобщение на казаното.

Целта на съобщението

Помислете какво очаквате от отсрещната страна? Какво действие се изисква, ако изобщо има такова, или изпратеното е само информационно (така нареченото FYI ;)).

Направете го конкретно: за срещи посочете време, продължителност и дневен ред, за поискани документи или информация- на какви спецификации трябва да отговарят, какво да включват, какво по- конкретно ви интересува. Но също дайте няколко опции, защото дори и при голямо желание, човекът може да е зает.

Формат, който всеки може да отвори

Когато всичко работи безпроблемно при нас, не се замисляме, че друг може да има технически неприятности или стар софтуер. Ако ще пращате документ, уверете се че форматът може да бъде отворен от повечето програми (примерно doc, а не docx), а най- добре pdf, ако не очаквате получателя да трябва да прави промени. Ако не сте сигурни, пратете и двете. Все пак обикновен файл е само няколко килобайта.

Вижте как другите го правят

Когато получите особено сполучливо електронно писмо, помислете защо е толкова ефектно, запазете го в отделна папка и се стремете да направите писането си по- добро като периодично преглеждате най- добрите.

Подписът: кой сте и с какво се занимавате

Освен ако не искате получателя да се блещи срещу потенциално странното име на електронната ви поща, накрая сложете подпис. Той може да включва името ви, поста, който заемате, контакти (телефон, имейл, факс, адрес), социални мрежи (LinkedIn, Twitter), блог, проекти, интересни статии, които сте чели напоследък, вдъхновяващи цитати, и всичко друго, което ви хрумне.

В крайна сметка, всичко, което би разведрило деня на човека на отсрещния край е добре дошло.

Това са само насоки.

Всичко останало е по ваше усмотрение.